Правила хранения электронной документации

[Tagur]

Доброго времени суток всем. Собственно меня интересует вопрос, ищу нормы или пособия или собственные наработки. Как правильно организовать электронный архив. Если, есть у кого прошу выложить хотелось бы почитать, или подскажите где можно было бы это все почитать?

[МосМодер]

Было тут
http://www.genplana.net/forum/index.php?topic=631.0


Александр, просьба пользоваться поиском. По буквам "храни" [cut]меня Джа...[/cut] легко находится тема :)

[vargrah]

Цель?
Если создание архива конторы (как раньше, да и сейчас - сдавали чертежи в архив - отдельная комната со шкафчиками, картотекой и т.п.)
то Вам нужна база данных с возможностью поиска по атрибутам: дата, название объекта, № заказа, название листа, название раздела, исполнитель и т.п.
с понятным интерфейсом добавления новых данных и работой с уже имеющимися.
т.е. - нанять программиста, который это дело сделает и будет поддерживать в дальнейшем.
При этом возможна автоматизация создания архивов файлов, Удалённая работа (сотрудник работает с файлом по сетке)
плюсы последнего - начальство имеет доступ к любым файлам в любой момент. при понятной структуре (см ниже) - нет смысла беспокоить исполнителя для поиска нужной информации.
Иногда пользуются при проблемах с лицензиями. На сервере устанавливается только лицензионное ПО - его не конфискуют да и бэкапы с 1 сервера делать легче, чем с десятка компов.

если это личный архив, то можно обойтись правильной организацией древа папок, стандартизированным названием файлов и работой с ними.
в этом случае структура выглядит так:
Рабочая папка (в корне диска D или любов другом, на котором не стоит система и имеется достаточный объём (100-200 Гб)
-- в ней располагаются папки по объектно, в названии таких папок отображается №заказа и сокращенное название объекта.
например: "11-196 Баклажановвская" - проект по улице Баклажановская заказ №11-196

--- внутри папки объекта расположить папки по разделам. В названии папки должно отображаться: Заказ, название объекта, название раздела: "ВК_11-196_Баклаж" "ПЗУ_11-196_Баклаж" "ОВ_11-196_Баклаж"

----- Последний уровень: внутри папки раздела располагаются:
папки:
- Архив - папка содержит отработанные этапы проектирования, варианты, копии основных рабочих файлов - сбрасывать копии в архив по личному опыту рекомендуется не реже 1 раза в неделю (если с файлом работают), лучше всего - в конце рабочего дня. Дата в названии файла должна отображать дату переноса файла в архив.
- Исходные данные - соответственно все исходные данные касающиеся этого раздела
файлы:
- рабочие файлы - файлы с которыми ведется работа. В названии файла содержится: дата последнего изменения или архивирования в формате "гггг-мм-дд", № заказа, название объекта, раздел: "2011-06-27 11-196 Баклаж ПЗУ.dwg"
- вспомогательные файлы, имеющие адекватные (имеющие смысл) названия.

ps
- номер заказа можно отображать только в корневой папке объекта, убрав его из всех остальных подпапок и файлов
- в названии файлов и папок не рекомендуется использовать слова "Последний" "Выпуск" "На экспертизу" вместо указания даты.
- в навании файла, помещаемого в папку "Архив" можно дописывать в конец примечание - что изменилось, что появилось. например:
"2011-05-13 Баклаж ПЗУ Перенос КрЛ.dwg" - Перенос красных линий. - это облегчит писк вариантов, когда надо вернутся к старой наработке. в примечании так же можно дописать "На экспертизу" или "Выпуск": "2011-07-22 Баклаж ПЗУ Эксп1.dwg" и "2011-09-08 Баклаж ПЗУ Эксп2.dwg" - сразу видно какой файл шёл на 1-ю а какой на 2-ю экспертизу (не дай бог )

не смотря на кажущуюся громоздкость и структуры и названий - очень удобный проверенный способ (уже более 6 лет использования мной).

Я, как исполнитель, ещё добавил категорию подпапок 2-го уровня (после "Рабочей папки") - папка с Фамилией ГАП'а/ГИП'а или заказчкиа, если работаю с ним напрямую.